▶ Introducción · 0:00▶ Crea tu cuenta · 0:31

Invitags manda la invitación a cada persona con un link personal, recibe su confirmación y persigue solo a quien no ha contestado. Todo lo demás —diseño, mesas, pases, registro de entrada— gira alrededor de ese link. El camino, en orden:

1. Crea el evento con su fecha, lugar y fecha límite para confirmar.
2. Diseña la invitación: plantilla, foto, colores y las secciones que quieras (padres, itinerario, mesa de regalos…).
3. Pega o sube tu lista: pégala como la tengas en Notas o en un chat, o sube un Excel (o agrega invitados uno por uno).
4. Escribe los mensajes y ponles fecha en la pestaña Invitaciones, o carga los sugeridos.
5. Manda las invitaciones con el botón Mandar las invitaciones, o mándalas tú desde tu WhatsApp, una por una.
6. Sigue las respuestas en el tablero, acomoda las Mesas y, el día del evento, registra llegadas con el escáner.

¿Primera vez? Crea el evento de ejemplo desde el tablero: viene con invitados, mesas y mensajes listos para que toques todo sin miedo. No cuenta como tu evento gratis.

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En Eventos pulsa Crear mi evento (o + Nuevo evento, si ya tienes otro). Lo que capturas ahí (lo opcional va plegado en Más detalles y se cambia después en Ajustes):

• Tipo de evento (boda, XV años, bautizo, cumpleaños…). Define el vocabulario de la invitación y las preguntas sugeridas. No se puede cambiar después; si te equivocas, elimina el evento y créalo de nuevo (puedes ver todas las plantillas de tipo en Tipos de evento antes de decidir).
• Fecha, hora y zona horaria. Quedan fijas al crear: los recordatorios se calculan a partir de ellas. Si la fecha cambia de verdad, escríbenos y la corregimos.
• Fecha límite para confirmar. Después de ese día ya no se persigue a quien no contestó, y su link dice que el plazo cerró. Los mensajes a quienes sí confirmaron (recordatorio, pase QR) siguen saliendo hasta el día del evento.
• Lugar: escribe el nombre y la dirección. Para el mapa, busca el lugar en Google Maps, toca Compartir y pega el link en Link del mapa (sin link, el botón del mapa busca la dirección). Si hay dos lugares (la misa y la fiesta), marca la casilla y captura el segundo con su propia hora.
• ¿Preguntar cuántos van? Si lo activas, cada familia dice cuántas personas asisten (hasta los lugares que le apartaste). Si hay menores en la lista, se preguntan adultos y niños por separado.

Puedes tener un evento gratis a la vez (hasta 5 invitados). Para más invitados o más eventos al mismo tiempo, amplía el cupo desde el evento (ver Cuenta y pagos).

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Desde el evento entra a Diseñar. La pantalla tiene dos pestañas y la invitación en vivo a un lado: lo que ves es exactamente lo que abre tu invitado.

• Diseño: escoge una plantilla (cada una trae su tipografía, su composición y su movimiento), activa usar mis propios colores si quieres tu color, cambia la letra de los títulos, la textura y cómo entran las secciones.
• Contenido: acomoda las secciones arrastrándolas (o con ↑ ↓) y agrega más con el ⊕ que aparece entre dos bandas: Personas (padres, padrinos, damas…), Itinerario, Mesa de regalos, Hospedaje, Cuenta regresiva, Galería de fotos, Aviso importante, Preguntas frecuentes y Texto libre. Una sección vacía no se publica.
• Foto de portada: dentro de la sección Imagen de portada. Las fotos de la galería suben una por una desde su propia sección y se reducen solas para que la invitación abra rápido en WhatsApp.
• Extra: pega el link de un video de YouTube, una canción de Spotify o un mapa; se muestra dentro de la invitación y solo carga cuando el invitado lo toca.
• El botón Escritorio / Celular estrecha la vista previa al ancho de un teléfono, que es donde la va a ver casi todo el mundo.

Pulsa Guardar antes de salir. La tarjeta de Invitaciones en el evento muestra una miniatura real del diseño guardado.

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En el evento, pestaña Invitados, pulsa Importar. Descarga la plantilla de Excel, llénala y súbela. Un renglón es una familia o grupo, no una persona. Columnas:

• Nombre: como quieres que salga en la invitación ("Familia Pérez López", "Ana y Luis").
• Teléfono a 10 dígitos (se le agrega el +52 solo) y País si no es México (en la plantilla se escoge de una lista). Correo es opcional.
• Adultos y Menores: cuántos adultos y cuántos niños van en ese renglón. Los lugares que le apartas son la suma.
• Mesa y Grupo (familia de la novia, trabajo, amigos…) para filtrar y acomodar después.

Antes de importar verás una revisión: los renglones con teléfono mal escrito o repetido se pueden corregir ahí mismo, sin regresar al Excel. Se importa exactamente lo que la revisión muestra.

También puedes agregar invitados uno por uno con + Agregar invitado, y editar cualquiera desde su renglón (lugares, mesa, grupo, teléfono, respuesta). En un Android con Chrome, ahí mismo aparece Elegir de mis contactos: con uno llena nombre y teléfono; con varios, los revisas en una lista antes de agregarlos. También está en Pega tu lista, como «Agregar desde mis contactos».

Si vuelves a subir el mismo archivo con gente nueva, solo se agregan los que faltan; los que ya estaban no se tocan.

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Pestaña Invitaciones. Hay un mensaje por momento:

• Invitación: el primero que recibe cada familia, con su link personal.
• Recordatorio: para quien todavía no contesta (se manda hasta dos veces, en los días que programes).
• Recordatorio a confirmados: para quien ya dijo que sí, unos días antes.
• Pase QR: el día anterior, con su código para la entrada.
• Gracias: al día siguiente del evento, a quienes confirmaron.

Pulsa Cargar mensaje sugerido para empezar con un texto redactado para tu tipo de evento y ajústalo. El botón + Nombre del invitado inserta el nombre de cada familia donde lo pongas. Abajo de cada caja ves cómo le llega a un invitado.

Por WhatsApp el mensaje sale en un solo párrafo (los saltos de línea se unen con un punto); en el link y por correo se respetan tal cual.

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Hay dos formas, y se pueden combinar:

A) Que el sistema las mande. Pestaña Invitaciones, en la tarjeta de los mensajes:

• Toca cada envío para escribirlo y ponerle cuántos días antes sale, o pulsa Cargar recordatorios sugeridos. Si dejas vacíos sus días, ese envío no sale solo; la casilla Mandar este mensaje lo apaga por completo.
• Pulsa Mandar las invitaciones, al final de esa tarjeta. La invitación sale de inmediato a todos los que estén en la lista, y cada mañana el sistema revisa qué toca mandar y a quién: los recordatorios van solo a quien no ha contestado; quien ya dijo que no, no vuelve a recibir nada.
• A los que agregues después, ese mismo lugar te ofrece Mandar a los que faltan. Para uno solo, usa Enviar la invitación en el menú ⋯ de su renglón.
• En la pestaña Envíos pausas o reanudas el envío automático, y con Enviar ahora mandas hoy un recordatorio o el pase QR sin esperar a su fecha.
• Se manda por WhatsApp. Los números de Estados Unidos no reciben WhatsApp (regla de Meta): a ellos mándales el link a mano con Copiar link.

B) Mandarlas tú desde tu propio WhatsApp. En el renglón de cada invitado hay un botón verde que abre WhatsApp en el chat de esa persona con el mensaje y su link ya escritos; solo aprietas enviar. Sale de tu número, con tu foto, en el chat donde ya se hablan. El botón sabe qué le toca a cada quien: Mandar por mi WhatsApp (la invitación, a quien no la tiene), Recordar por mi WhatsApp (a quien ya la tiene y no ha contestado), Mandar pase por mi WhatsApp (a quien ya confirmó) y Agradecer por mi WhatsApp (después del evento, con el link del álbum). El invitado queda marcado y su link funciona igual: confirma ahí y aparece en tu tablero. Si prefieres, Copiar link te da solo el link para pegarlo donde quieras.

Reenviar la invitación, en el menú ⋯ de un renglón, la manda otra vez solo a esa persona (por ejemplo, si te dice que no le llegó). Antes de mandar, Mandar las invitaciones te dice a cuántos va a llegar y por qué canal.

▶ Lo que quieres preguntar · 7:21▶ Tu invitado confirma · 11:44▶ Sigue las respuestas · 13:09

Arriba del tablero, una franja te dice en qué va tu evento y qué sigue: cuántas personas confirmadas llevas (de los lugares apartados), cuántos invitados no han respondido y cuántos no asisten. Arriba de la lista, los filtros de Respuesta (confirmaron, sin responder, no asisten, lugares liberados, ya llegaron) y de Envío enseñan solo a esos invitados.

• Cada invitado abre su link y responde: sí o no, cuántos van (y cuántos son niños), y las preguntas que hayas puesto en la pestaña Preguntas (alergias, menú, canción…). Puede cambiar su respuesta hasta el día del evento.
• ¿Te contestaron por teléfono o en persona? Usa Responder por ellos en su renglón para capturar el sí o el no.
• Si le quitas lugares a alguien que ya confirmó, su respuesta se ajusta sola al nuevo máximo.
• Mensajes de invitados: lo que te escriben en WhatsApp al contestar aparece en la pestaña Mensajes y álbum, con el nombre de quién lo mandó.
• Movimientos recientes e Historial de respuestas: quién confirmó, quién cambió su número y, sobre todo, quién se cayó después de haber dicho que sí. Se descarga en CSV.
• Novedades en Eventos: las confirmaciones nuevas y los envíos fallidos desde la última vez que entraste.

Exportar CSV baja la lista completa con respuestas, mesa y llegada, para abrirla en Excel.

▶ Ver este paso en el video · 14:44

Desde el evento entra a Mesas. Si asignaste la mesa desde la columna del Excel o en la ficha de cada invitado, ya las verás ahí; si no, créalas en lote ("15 mesas de 10"). Cada mesa es una tarjeta, una junto a otra, con las personas que ya tiene adentro.

• Marca a quién, toca dónde. En la lista de la izquierda marca una o varias familias (o un grupo entero con su flecha) y toca la mesa donde van, o pulsa Agregar aquí en su tarjeta. También puedes arrastrarlas, incluso de una tarjeta a otra.
• Dentro de cada tarjeta, la × quita a esa persona de la mesa y tocarla la marca para moverla.
• Busca una mesa o a una persona en el cuadro de arriba de las mesas: si escribes un nombre, se queda a la vista solo la mesa donde está sentado, con su nombre debajo.
• Toca el encabezado de una mesa sin nada marcado para abrir su ventana: ahí cambias nombre y lugares, la quitas o mueves a toda su gente a otra mesa.
• Las cuentas separan adultos y niños y avisan si una mesa se pasa de sus lugares. Los que no han contestado cuentan como "apartados".
• Imprimir saca las hojas para el salón (por mesa, con dietas y menú) y los marcasitios doblables, uno por persona.
• La franja qué cambió desde que acomodaste te dice quién se cayó o cambió su número desde tu última revisión.

La mesa aparece en la invitación de cada familia ("Tu mesa") y en su pase QR en cuanto la asignas.

▶ Ver este paso en el video · 16:17

• Pases QR: cada confirmado tiene su código en su mismo link, y el mensaje Pase QR se lo recuerda el día anterior. También puedes imprimir todos los pases desde el botón Pases QR.
• Registro de entrada: abre el escáner desde tu teléfono y lee los códigos en la puerta; también puedes marcar llegadas desde la lista buscando por nombre. Cada escaneo suena (un tono para "pasa", otro para "ya había entrado" o "no está confirmado"); el botón Sonido de arriba lo apaga. Al escanear dice en qué mesa va la familia, y si la separaste entre mesas, cuántos van a cada una ("Mesa 1: 2 adultos · Mesa 2: 3 niños").
• Personal de puerta: en Registro de entrada hay un link de puerta para quien reciba a la gente sin entrar a tu cuenta (un link por sede si hay dos lugares). Solo registra llegadas, no ve ni cambia nada más.
• Las llegadas se ven al momento en el tablero: en la franja de arriba y en el filtro ya llegaron.

▶ Ver este paso en el video · 17:50

• Resumen: tasa de respuesta, confirmados contra los que llegaron, quién no se presentó, quién llegó sin confirmar, lugares sin usar y totales por grupo. Se imprime o se guarda como PDF con un botón.
• El mensaje de Gracias sale al día siguiente a quienes confirmaron, si lo escribiste en Invitaciones.
• Álbum: tus invitados suben sus fotos desde su link; las ves en la pestaña Mensajes y álbum. Cada evento tiene hasta 15 MB de fotos (unas 30 a 60); quitar una foto libera su espacio.
• La lista, las respuestas y el historial siguen ahí para consultarlos o exportarlos. Si eliminas el evento, queda 30 días en la Papelera por si te arrepientes.

▶ Ver este paso en el video · 18:49

• Gratis hasta 5 invitados por evento, y un evento gratis a la vez. Para más, pulsa Ampliar cupo en el evento: se cobra por invitado, una sola vez, con tarjeta u OXXO. Después puedes ampliar de nuevo pagando solo la diferencia.
• Factura: en un evento pagado entra a Factura, captura tus datos fiscales y te la mandamos por correo. Tus pagos, tus facturas y tus datos fiscales guardados están en Mi cuenta → Pagos y facturas.
• Colaboradores: en Ajustes del evento agrega el correo de quien te ayuda (tu pareja, la wedding planner). Puede editar, mandar y sentar gente; solo tú puedes eliminar el evento o quitar colaboradores.
• Mi cuenta: tu Perfil (nombre y teléfono); Seguridad (contraseña, correo, verificación en dos pasos y cerrar sesión en otros dispositivos); Pagos y facturas; Eventos compartidos (dónde colaboras); Mis sugerencias; y Mis datos (descargar una copia o eliminar la cuenta).

¿Puedo cambiar la fecha del evento?

No desde la página: los envíos se calculan con ella. Escríbenos y la corregimos por ti.

A un invitado no le llegó nada.

Revisa su renglón: si marca error, el motivo aparece ahí (número inválido, sin WhatsApp, número de EE. UU.). Pulsa Mandar por mi WhatsApp y mándaselo tú desde tu teléfono, o Reenviar para que lo intente el sistema.

¿Los recordatorios molestan a quien ya contestó?

No. Solo van a quien no ha respondido. Quien dijo que no, no recibe nada más. Quien dijo que sí recibe solo el recordatorio a confirmados y su pase QR, si los programaste.

¿Qué pasa si un invitado ya no quiere mensajes?

Al pie de su link puede darse de baja; deja de recibir envíos de ese evento y en su renglón aparece "baja".

¿Puedo ver la invitación antes de mandarla?

Sí: en Diseñar la vista previa es la invitación real, y también puedes abrirla en su propia pestaña. Mándate a ti mismo un invitado de prueba con tu número para verla llegar por WhatsApp.

¿Cuántos mensajes se pueden mandar por día?

Hay un tope diario por WhatsApp para proteger el número. Si tu lista lo pasa, los envíos siguen al día siguiente solos; la pestaña Envíos lo muestra.

Se me perdió el pop-up de "¿Diseñamos la invitación?"

Entra al evento y pulsa Diseñar; es la misma pantalla.

Si algo no está en esta guía o algo no funciona como esperabas, escríbenos y te ayudamos:

• Correo: invitagsmx@gmail.com
• WhatsApp: 449 311 0044

Cuéntanos el nombre de tu evento y qué estabas haciendo; así lo revisamos más rápido.